Verimli Bir İş Toplantısı İçin Yapılması Gerekenler! (Kritik toplantılarda faydalı olur!)

Siyasi analiz kasmak, seçim tahminleri üzerine yorumlarını paylaşmak, meclis aritmetiği üzerine hiç akla gelmedik öngörülerde bulunmakla meşgul olanların veya kendisini dünya kupasına teslim edenlerin ilgisini çekmeyecek ama işinize yarayabilecek bir flood’u şuraya bıraktım.

Toplantı sendromu, toplantı krizi, toplantı stresi, istişare, gündemler, mevzular, karara bağlanacak hususlar… Ne kadar can sıkıcı kelimeler değil mi? Oysa ki toplantılar, karar mekanizmalarının en hayati yapıtaşı. Peki bu önemli toplantıları can sıkıcı yapan ne? Verimsizlik!

• Bir çoğumuz verimsiz toplantılardan muzdariptir. Hem zaman çok kıymetli, hep de toplantı yaparak karar almak çok önemliyken bu önemli iş için ayrılan zamanı verimsiz kullanmak çok acı. Bunun bir çaresi olmalı… Olmaz mı? Var elbette. Çeşitli toplantı yöntemleri var.
• Bir toplantıyı verimli hale getirmek için öne çıkan yöntemlerden birisi “Moderasyon”. Toplantı yapmak kadar önemli bir husus toplantı yönetmek. Her biri belli bir düzeyde yönetici olan kişilerin biraraya geldiği ortamdaki tartışma/müzakere akışını yönetmek de zorlu bir iş!

• Toplantı öncesinde katılımcıların belirlenmesi, gündemler hakkında bilgilendirilmesi de önem arz ediyor. Yeteri kadar bir süre önce yapılacak bilgilendirme, katılımcıların zihnî hazırlık ile gelmesini sağlayacağı için mevzuyu kavrama aşamasında zaman kaybedilmesini önleyecektir.

Toplantı akışı nasıl olmalı?

• Toplantı başlangıcında toplantının amacı bir kez daha kısaca hatırlatılmalı ve karara bağlanacak hususlar, müzakere edilecek gündemler mümkünse bir perdeye yansıtılmalı.
• Her konuya ne kadar zaman ayrılacağı ve konuşma sisteminin nasıl olacağı, kaçar dakika söz hakkı verileceği moderatör tarafından en başta anlatılmalı. Toplantı esnasında not alma işinin de bir sorumlusu olmalı. Toplantı yapıp karar almak kadar iş takibi de önemli.

Moderatör nasıl seçilmeli?

• Bu konuda çeşitli kaynakları okudum. “Moderatör, karizmatik ve katılımcılar tarafından otoritesi kabul görecek bir kişi olmalıdır. İyi bir dinleyici olmasının yanı sıra konuları geniş anlamda değerlendirebilecek bilgi ve tecrübeye sahip olmalıdır.”
• “Toplantıların, forumların veya panellerin asıl patronu ve yöneticisi moderatörlerdir.” Bu şu anlama geliyor: Yönetim Kurulu Başkanı, Genel Müdür vs. moderatör olmamalı. Toplantıda bu işi bir başkasına bırakmalı ve müdahale etmemeli. Konuşulanlardan istifade etmeye bakmalı.
• Toplantıyı bir moderatörün yönetmesi, katılımcılara daha rahat konuşma ve fikirlerini ifade etme şansı da tanıyacaktır. Bir patronun, müdürün yönettiği toplantıda insanlar alternatif fikir beyan etmeye çoğu zaman çekinir…
• Toplantı başında her konu/gündem için ayrılacak zaman beyan edilince ve konuşma kuralları açıklanınca toplantı süresince konu dışına çıkanları uyarmak veya sık sık söz kesenleri ikaz etmek anlayışla karşılanacaktır.
• Bir toplantıda gündeme getirilen herkesin eşit sürede konuşması zorunlu olmamalı. Yoksa ne zaman yeter ne de ortada verim kalır. Elbette her fikir ortaya konmalı fakat benzer bir fikri tekrar beyan etmek için kimse söz istememeli.
• Örneğin; 40 dakika zaman ayrılan bir konuya sıra geldi. Katılımcı sayısı ise 20. Herkese 2 dakika vermek doğru bir yöntem değil. Bir kişiye 2 dk veya daha az zaman vermek de fikrini beyan etmesi için yetersiz kalabilir. İdeal süre 4 dk. Söz isteyen kişiler asla tekrara düşmemeli.
• Daha önce başkasının sunduğu bir fikri geliştiren eklemeler yapılabilmeli, ya da eksik/hatalı yönleri ortaya konabilmeli. Konuşmacı süresi bittiğinde hala fikrini tam ifade edemediyse toparlayabilmesi için 1 dakika veya 2 dakika daha ek süre verilebilmeli. Esneklik…
• Hatta toplam süre sona erdiğinde hala başka fikri olup henüz hiç söz almamış kişilere söz hakkı verilebileceği ifade edilmeli ve hiç konuşmayalara mutlaka sorulmalı. Söz istememiş olanların fikri sorulmayınca motivasyonları düşebilir. Bu da toplantı verimini olumsuz etkileyebilir.
• Dakika verme, söz isteme, tek tek sorma, ek süre verme… çok teknik ve can sıkıcı bir format gibi gelebilir kulağa. Önemli kararlar; ölçüsüz, hesapsız, başı sonu belirsiz çay, kahve, çerez, yemek, tatlı, meyve muhabbeti eşliğinde sohbet ederek alınacak değil ya!
• Toplantı ortamını “sohbet ortamı” formatından çıkarmak gerekiyor en başta. Toplantı bir masa etrafında yapılmalı ve mümkünse katılımcılar birbirini rahatlıkla görebilmeli, göz kontağı kurabilmeli. Katılımcı fazla ise U masa sistemi en iyi tercih. Kanepeli, sehpalı bir salon asla!

• Tekrar toplantıya dönecek olursak.. Her konu başlığı ile ilgili tüm fikirler müzakere edildikten sonra o konudaki kararlar yazılıp görev paylaşımı yazılmalı ve tekrar okunup bir sonraki gündeme geçilmeli. Bazen saatlerce müzakere sonunda karar da çıkmayabilir. Bu da yazılmalı.
• Toplantıyı verimli sürdürebilmek için uygun aralıklarla yemek veya çay/kahve arası verilebilmeli. Bunların hangi vakitlerde olacağı da en baştan ifade edilmeli. Toplantı esnasında telefon, tablet, bilgisayar, internet, sosyal medya vs kullanımıyla ilgili sınırlar belirlenmeli.

• Tüm gündemler tamamlandığında ya da hepsine sıra gelmemiş olsa bile toplantı için ayrılan toplam süre bittiğinde tüm kararlar ve görev dağılımı baştan itibaren tekrar okunup hatırlatılmalı ve sonraki toplantının zamanlaması mümkünse belirlenmeli.
• Toplantı katılımcıları ile diyaloğu sürdürmek, görevlendirmelerin takibi ve yeni gündemlerin bir yandan toplanması için mümkünse WhatsApp, Viber, Slack vb. bir ortamda bir grup oluşturulmalı fakat bu grup asla muhabbet/polemik grubuna dönüşmemeli. Yoksa bu da hızla verimi düşürür.

Bir toplantıyı verimli hale getirmek için aklıma gelenleri paylaşmak istedim. Her yönüyle tartışmaya açıktır. Eksik ve ya hatalı kısımları için katkılarınızı beklerim. Umarım… Zaman kıtlığı yaşanan günümüzde, düzenlenen kritik toplantılara bir faydası olur…

Bu Konu, Yasin Kesen‏@YasinKesen Kullanıcı adıyla paylaşımlar yapan, bir Twitter hesabının, paylaşımlarından derlenerek oluşturulmuştur…